デジタル世代との業務連携を円滑に：年下部下と「仕事の進め方」の共通理解を深める対話
中間管理職の皆様は、日々、様々な世代の部下と協力しながら業務を進めていらっしゃることと思います。中でも、デジタルネイティブとして育った年下の部下との間で、「仕事の進め方」に関する認識の違いを感じる場面はないでしょうか。従来のやり方が必ずしも通用しない状況に戸惑い、指示がスムーズに伝わらなかったり、どのように連携すれば良いか悩んだりすることもあるかもしれません。
本記事では、年下部下との「仕事の進め方」におけるギャップに焦点を当て、その背景にある要因を理解し、円滑な業務連携を実現するためのコミュニケーションのポイントをご紹介いたします。
なぜ「仕事の進め方」に世代間の違いが生まれるのか
年下部下との間で仕事の進め方に違いが生じる背景には、主に育ってきた環境や価値観、情報収集や学習方法の違いが挙げられます。
- デジタル環境への適応度: 生まれた時からインターネットやモバイルデバイスが身近にあった世代は、情報へのアクセス方法やコミュニケーションツールへの習熟度が異なります。チャットツールやクラウドサービスを駆使した非同期コミュニケーションを自然と受け入れています。
- 情報収集・学習方法: 情報を得る際、紙媒体よりもオンライン検索や動画コンテンツを好む傾向があります。また、マニュアルを熟読するよりも、実際に触ってみたり、詳しい人にすぐに聞いたりすることを効率的と捉えることがあります。
- 仕事への価値観: 成果を出すことへの意識は共通していても、そこに至るプロセスにおいて、効率性や柔軟性を重視する傾向が見られます。また、ワークライフバランスや個人の自律性を大切にする価値観も影響しています。
これらの違いは、決してどちらかのやり方が優れているということではなく、育った時代の環境や社会の変化に適応してきた結果と言えます。この違いを理解することが、世代間ギャップを乗り越える第一歩となります。
年下部下と「仕事の進め方」の共通理解を深めるコミュニケーションのコツ
仕事の進め方に関する認識の違いによる業務の滞りや誤解を防ぐためには、意図的なコミュニケーションが不可欠です。ここでは、具体的なコミュニケーションのコツをご紹介します。
1. 業務の「目的」と「背景」を丁寧に伝える
指示を出す際、単に「何をやるか（What）」だけでなく、「なぜそれをやるのか（Why）」と「その背景（Context）」をセットで伝えることを意識します。特に、これまで当たり前としてきた業務プロセスやツールの使用方法について、その必要性や全体の流れにおける位置づけを丁寧に説明することで、年下部下は納得感を持って業務に取り組むことができます。
2. 使用するツールや情報共有のルールについて話し合う
チームやプロジェクトで使用するITツール（チャット、ファイル共有、プロジェクト管理ツールなど）について、推奨する使い方や情報共有のルールを一方的に押し付けるのではなく、一緒に話し合い、共通認識を作る機会を持ちます。例えば、「この種類の情報はチャットではなくメールで共有しましょう」「このツールは〇〇の目的で利用します」といった基本的な取り決めを共有することで、情報の見落としや伝達ミスを防ぐことができます。
3. 年下部下の得意なことや新しいアイデアに耳を傾ける
年下部下は、最新のテクノロジーや効率的な情報収集の方法に長けている場合があります。彼らが知っている新しいツールやより効率的な仕事の進め方について、「何か良い方法を知らないか」と積極的に質問してみることも有効です。部下から学ぶ姿勢を見せることで、信頼関係が深まり、新しい知見を得られる可能性もあります。頭ごなしに否定せず、まずは提案の意図を理解しようと努めることが大切です。
4. 期待する「成果」と「プロセス」について具体的なすり合わせを行う
「仕事の進め方」に関する認識の違いは、期待するプロセスや成果物のイメージのズレにつながることがあります。業務を依頼する際には、最終的にどのような状態になっていてほしいのか、どのようなレベルの成果を期待しているのかを具体的に伝えます。また、途中の報告のタイミングや方法についても事前にすり合わせを行うことで、「言ったはずなのに伝わっていない」といった事態を防ぎます。
5. 「なぜそうするのか」を相互に問いかける対話の機会を持つ
お互いの仕事の進め方について、「なぜその方法をとっているのか」「どのような意図があるのか」を率直に問いかけ、理解しようとする対話の機会を意識的に持ちます。例えば、 上司：「〇〇さんは、なぜこの情報をチャットで共有したのですか？以前はメールでお願いしていましたが。」 部下：「すぐにチーム全体に情報が行き渡るように、チャットの方が早いと思ったからです。」 上司：「なるほど、スピードを重視したのですね。メールをお願いしていたのは、後から情報を探しやすくするためだったのですが、チャットの方が便利な場合もあるかもしれませんね。では、緊急度の高いものはチャット、記録として残したいものはメール、のように使い分けを検討してみましょう。」 このように、互いの「なぜ」を共有することで、より建設的な解決策を見つけ出し、仕事の進め方を共に改善していくことができます。
ハラスメントと誤解されないための配慮
仕事の進め方に関する指導やコミュニケーションを行う上で、ハラスメントと誤解されないか不安を感じることもあるかと思います。ここで重要なのは、一方的な指示や価値観の押し付けではなく、あくまで「業務の円滑化」「チーム全体の生産性向上」という明確な目的のもとで対話を進めることです。個人の人格を否定するような言葉遣いは避け、あくまで「業務遂行上の課題」として焦点を当て、共に解決策を模索する姿勢を示すことが、信頼関係を損なうことなく、健全なコミュニケーションを維持する上で不可欠です。
まとめ
年下の部下との「仕事の進め方」の違いは、デジタル化の進展や社会の変化に伴う自然な現象です。この違いを否定的に捉えるのではなく、多様な視点として受け入れ、相互理解を深めることが、チーム全体の能力を最大限に引き出す鍵となります。
業務の目的や背景を共有し、ツールや情報共有のルールを共に定め、お互いの得意なことやアイデアに耳を傾ける対話を通じて、世代間のギャップを乗り越えることができます。これは、一方的な指導ではなく、共に学び、共に成長していくプロセスです。
ぜひ、日々の業務の中で、部下との「仕事の進め方」について意識的に対話し、より良い業務連携の形を共に築いていかれてください。