タスク完遂を確実にする：年下部下と「時間の使い方」「優先順位」を共有する対話
はじめに：なぜ「時間」と「優先順位」のすり合わせが重要なのか
日々の業務において、部下への指示が期日通りに完了しない、想定していた優先順位と異なる進め方をしている、といった状況に直面することはございませんでしょうか。特に年下の部下を持つ中間管理職の方々からは、このような「時間感覚」や「タスクの優先順位」に関する認識のずれに起因する業務遂行上の課題について、ご相談をいただく機会が増えています。
これは単なる経験年数の違いだけでなく、育ってきた時代背景による仕事観や情報処理方法の違い、利用するツールの特性などが複合的に影響している場合があります。この世代間での「時間」や「優先順位」に関する見方の違いを理解し、適切にコミュニケーションを図ることは、タスクの確実な完遂、チーム全体の生産性向上、そして何よりも年下部下との円滑な関係構築のために不可欠です。
本記事では、年下部下との間で生じがちな時間管理や優先順位に関する認識のずれの原因を探り、それを解消するための具体的なコミュニケーションのコツと対話方法をご紹介いたします。
世代による「時間感覚」と「優先順位」の認識の違い
現代社会は情報過多であり、多くの情報がリアルタイムで更新され、複数のタスクが同時進行されるのが日常となっています。特に若い世代は、スマートフォンやSNSに触れながら複数の情報を同時に処理することに慣れている傾向があります。これは、従来の「一つのタスクに集中し、完了させてから次へ移る」という働き方とは異なる「マルチタスク的」な時間の使い方に繋がりやすいと言えます。
また、ツールに関しても、チャットツールでの即時応答や、クラウド上での情報共有が当たり前になっているため、情報伝達のスピード感や、タスクの「完了」よりも「共有」や「途中経過の報告」に重きを置く傾向が見られることもあります。
一方、中間管理職世代にとっては、期日までに品質を伴ってタスクを完了させること、明確な納期管理、タスクの重要度に基づいた優先順位付けがビジネスの基本として体に染み付いているかもしれません。この前提の違いが、「指示した期日までに終わらない」「緊急度の高いタスクよりも目先のタスクを優先している」といった認識のずれとして現れることがあります。
重要なのは、どちらの時間感覚や優先順位の付け方が「正しい」ということではなく、それぞれが持つ「標準」や「前提」が異なることを認識することです。この違いを理解した上で、共通の認識を持つためのコミュニケーションを設計していくことが肝要です。
タスク完遂を確実にするためのコミュニケーションのコツ
年下部下と「時間」と「優先順位」の共通認識を持つためには、一方的な指示だけでなく、双方向の対話を通じて互いの理解を深めることが効果的です。以下に具体的なコツをご紹介します。
1. タスクの「背景」と「重要度」を明確に伝える
単に「〇〇をいついつまでにやってください」と指示するだけでなく、そのタスクが全体の中でどのような位置づけであり、なぜその期日なのか、完了することでどのような影響があるのかといった「背景」と「重要度」を具体的に伝えましょう。
例えば、「この資料作成は、来週の役員会議で報告するために必要です。締め切りがタイトですが、〇〇さんの分析結果がこの会議の決定に大きく影響するため、何よりも優先して取り組んでいただきたいと考えています」のように伝えます。これにより、部下はそのタスクの持つ意味や他の業務との関連性を理解し、適切な優先順位を判断しやすくなります。
2. 期待する「完了」のレベルと「所要時間」の目安を共有する
「完了」の定義が曖昧だと、想定していたものと違う成果物が出てくることがあります。また、タスクにかかる時間の見積もりも世代や経験によって異なります。
指示を出す際に、「この資料は、〇〇部長に提出するので、誤字脱字がないことはもちろん、グラフの見やすさにも配慮してください。時間は〇時間くらいかかるかもしれませんが、まずはここまでできれば一旦確認します」のように、期待する品質レベルや、タスクにかかる時間の目安、途中のチェックポイントなどを具体的に示しましょう。
ただし、これはマイクロマネジメントにならないよう注意が必要です。部下のスキルや経験に応じて、どこまで具体的に伝えるかを調整することが大切です。「どのくらいの時間がかかりそうか、一度見積もってみてくれる？」と部下に見積もりを依頼し、その根拠を話し合うことで、互いの時間感覚のずれを確認し、現実的な期日や所要時間を見積もる力を部下が身につける助けにもなります。
3. 複数のタスクにおける「優先順位」を具体的に確認する
部下が複数のタスクを抱えている場合、上司の指示したタスクが部下にとってどのくらいの優先順位になるのか、認識のずれが生じやすいポイントです。
指示を出す際には、「今抱えている業務の中で、このタスクはどのくらいの優先順位になりそうか？」「他の〇〇のタスクとの兼ね合いはどうなるか？」などと問いかけ、部下の現在のタスク状況と併せて優先順位を摺り合わせる時間を取りましょう。
もし部下の考えている優先順位が想定と異なる場合は、その理由を確認し、必要であれば改めてタスク全体の重要度や期日を考慮した最適な優先順位について共に考えます。「私はAのタスクを最優先してほしいと思っているけれど、〇〇さんはBのタスクを先に進めようとしているようだね。その考えを聞かせてもらえる？」のように、相手の状況や考えを尊重する姿勢を示すことが、建設的な対話に繋がります。
4. 定期的な「進捗確認」を効果的に行う
進捗確認は、タスクの遅延を早期に発見し、軌道修正を行うために重要ですが、頻繁すぎると部下に管理されていると感じさせ、ハラスメントと誤解される懸念も生じます。
効果的な進捗確認は、単に「どこまで進んだ？」と聞くのではなく、「何か困っていることはないか？」「この部分について、もう少し詳細を話せるか？」といったサポートや内容理解に焦点を当てた問いかけで行います。また、確認の頻度や方法は、タスクの性質や部下の経験、チームや会社の文化に合わせて事前に合意しておくことが望ましいです。
例えば、「このタスクは、〇〇の期日までに〇〇の段階まで完了していると助かる。途中、週に一度、簡単に状況を教えてもらえるかな？」のように、確認の目的と頻度を明確に伝えます。これにより、部下はいつ、何を報告すれば良いか理解でき、安心して業務に取り組むことができます。
5. ツールを活用した「見える化」を検討する
タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールなど、進捗状況や優先順位をチーム内で共有できるツールを活用することも有効です。これにより、各自が抱えているタスクやその優先順位、期日などが可視化され、認識のずれを防ぎやすくなります。
ツールの導入にあたっては、一方的に決定するのではなく、部下の意見も聞きながら、チームにとって最も使いやすい方法を共に検討することが導入後の定着と効果的な運用に繋がります。
まとめ：相互理解がタスク完遂への近道
年下部下との「時間」や「優先順位」に関する認識のずれは、世代間の経験や価値観の違いから生じる自然な現象です。これを課題として捉え、一方的に部下を変えようとするのではなく、互いの違いを理解し、共通の認識を持つためのコミュニケーションを積極的に行うことが、タスクの確実な完遂とチーム全体のパフォーマンス向上に繋がります。
タスクの背景と重要度を伝え、期待する完了レベルと時間の目安を共有し、優先順位を共に確認し、効果的な進捗確認を行うこと。これらの実践を通じて、年下部下との間に強固な信頼関係を築き、「任せ方」の質を高めることが可能になります。
世代間コミュニケーションは、多様な価値観や働き方を認め合い、そこから生まれる新しい視点や効率的な方法を取り入れていくプロセスでもあります。本記事でご紹介したコツが、皆様のチームにおけるより良いコミュニケーションと、タスクの確実な遂行の一助となれば幸いです。