指示が響かない理由が見えてくる：年下部下との対話で活かす傾聴術
はじめに：年下部下への指示はなぜ伝わりにくいのか
中間管理職として、年下の部下への指示や指導に難しさを感じていらっしゃる方は少なくないかもしれません。時間をかけて丁寧に伝えたはずなのに意図が伝わらなかったり、期待した反応が得られなかったりといった経験から、どうすれば効果的にコミュニケーションを取れるのか悩むこともあるでしょう。
こうした課題の一因として挙げられるのが、世代間での価値観や仕事に対する考え方の違いです。育ってきた環境や情報収集の方法、キャリアに対する意識などが異なるため、同じ言葉でも受け取り方が違うことがあります。特に、一方的に「伝える」「指示する」という姿勢だけでは、部下の内にある本音や背景にある考えを十分に理解できず、結果として指示が響かない、あるいは誤解を生むことにつながりかねません。
この記事では、年下部下との対話において、指示をより確実に伝え、相互理解を深めるための「傾聴」の重要性と、その実践的な方法について解説します。傾聴のスキルを磨くことで、部下との関係性を向上させ、チームのパフォーマンス向上にもつなげることが期待できます。
なぜ「傾聴」が年下部下との対話に重要なのか
傾聴とは、単に相手の話を聞くことではなく、相手の話を注意深く聴き、相手の気持ちや考えを理解しようと努めるコミュニケーションスキルです。年下部下との対話において傾聴が重要である理由はいくつかあります。
1. 部下の真意や背景の理解
指示が伝わらない背景には、部下自身が抱える疑問、不安、あるいは異なる情報や前提を持っている場合があります。表面的な返答だけでなく、その言葉の裏にある真意や、なぜそのような考えに至ったのかを傾聴によって引き出すことができます。これにより、指示の「なぜ」や「目的」をより的確に補足説明したり、共通認識を形成したりすることが可能になります。
2. 信頼関係の構築
人は、「自分の話を真剣に聞いてくれた」と感じた相手に対し、信頼や安心感を抱きやすくなります。上司が部下の話を丁寧に傾聴する姿勢を示すことは、「あなたに関心があります」「あなたの意見を尊重します」というメッセージとなり、部下からの信頼を得る上で非常に効果的です。信頼関係が構築されれば、部下は安心して報連相を行い、率直な意見や懸念を伝えやすくなります。これは、ハラスメントへの懸念を払拭し、心理的安全性を高める上でも重要です。
3. モチベーションや主体性の向上
部下が自分の意見や提案を聞き入れてもらえると感じると、仕事へのモチベーションが高まりやすくなります。また、対話を通じて自ら考え、課題解決に参加する機会を与えることで、指示待ちではなく主体的に動く姿勢を育むことにつながります。傾聴は、部下の内発的な動機付けを促すための第一歩となり得ます。
年下部下との対話で活かす実践的な傾聴術
では、具体的にどのように傾聴を実践すればよいのでしょうか。すぐに取り組める傾聴のスキルをいくつかご紹介します。
1. 受け止める姿勢を示す
話を聞く際は、部下の方に体を向け、アイコンタクトを取りながら「あなたの話を聞いていますよ」という姿勢を示しましょう。腕組みをしたり、別の作業をしながら話を聞いたりすることは避け、部下に集中していることを態度で示してください。
2. 相槌やうなずきを効果的に使う
部下の話に合わせて、適切なタイミングで相槌を打ったり、うなずいたりすることは、相手に「聞いてもらえている」という安心感を与えます。「はい」「ええ」「なるほど」といった肯定的な相槌や、「それで、どうなったの？」といった先を促す相槌を使い分けることで、部下は話しやすくなります。
3. オウム返しや言い換えで確認する
部下の発言の一部を繰り返したり（オウム返し）、部下の話した内容を自分の言葉で要約して伝え返したりすることは、自分の理解が合っているかを確認するのに役立ちます。例えば、「つまり、〇〇ということですね？」のように確認することで、認識のずれを防ぎ、部下も正確に理解してもらえていると感じます。
4. オープンクエスチョンを活用する
「はい」か「いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンだけでなく、「どのように考えていますか？」「その件について、具体的にどのような状況ですか？」といった、部下が自分の言葉で詳しく話せるオープンクエスチョンを投げかけましょう。これにより、部下の考えや状況をより深く引き出すことができます。
5. 感情にも耳を傾ける
言葉として発せられた内容だけでなく、声のトーン、表情、ジェスチャーといった非言語的な情報からも部下の感情や本当の気持ちを読み取ろうと努めてください。「〇〇について、少し戸惑っているように見えますが、何か気になっていますか？」のように、感じ取った感情について優しく問いかけることも有効です。
6. 途中で口を挟まず最後まで聞く
部下が話している途中で自分の意見や反論を挟まず、まずは最後まで話を聞くことが重要です。途中で遮られると、部下は「どうせ聞いてもらえない」と感じ、本音を話すことをためらうようになります。沈黙を恐れず、部下が次の言葉を探している間は待つ忍耐力も必要です。
傾聴を活かした指示・対話の例
これらの傾聴スキルを実際の業務でどのように活かせるのか、簡単な例を挙げます。
場面: 新しい業務について年下部下に指示を出す際
従来のアプローチ: 上司：「この資料作成、明日までに終わらせて。やり方は前も教えた通りで大丈夫だから。」 部下：「はい、分かりました。（でも、前教わったやり方、うろ覚えだな…確認した方がいいかな…でも聞きにくいな…）」
傾聴を意識したアプローチ: 上司：「〇〇さん、この資料作成お願いしたいんだけど、明日までに仕上げてもらえるかな。この業務、前に一度経験したことあったよね？」 部下：「はい、少しだけやったことがあります。」 上司：「なるほど。少しだけなんだね。その時、何か難しかったこととか、逆に分かりやすかったこととか、何か気づいたことはあったかな？」 部下：「えっと…実は、途中で手順が少し分からなくなってしまって、結局〇〇さんに教えてもらったんです。なので、今回もちょっと不安で…」 上司：「そうだったんだね。それは教えてくれてありがとう。不安に思っていることを聞けて良かったよ。じゃあ、今回は一緒に手順をもう一度確認してから始めようか。それとも、まず自分で少しやってみて、分からないところが出てきたらすぐに聞いてくれるのが良いかな？〇〇さんが一番やりやすい方法で進めてほしいんだけど、どうかな？」 部下：「手順をもう一度確認させていただけますか？その方が安心です。」 上司：「分かった。じゃあ一緒に確認しよう。確認してみて、もし何か疑問点があれば、遠慮なく何でも聞いてね。」
この例では、上司が一方的に指示を出すだけでなく、部下の過去の経験や現在の不安について傾聴する姿勢を見せています。部下は安心して自分の懸念を伝えることができ、上司はその情報をもとに、より部下の状況に合わせたサポートを提供できるようになります。これにより、単に指示を出すよりも、業務がスムーズに進む可能性が高まります。
まとめ：傾聴は世代を超えた信頼関係の土台
年下部下への指示が響かない、あるいはコミュニケーションに壁を感じる原因は一つではありませんが、対話における「傾聴」の不足はその大きな要因の一つとなり得ます。傾聴は、部下の立場や考えを理解し、信頼関係を築き、主体性を引き出すための強力なツールです。
もちろん、傾聴したからといって部下の意見全てに同意したり、指示を撤回したりする必要はありません。しかし、一度相手の話を真剣に聞き、理解しようと努める姿勢を示すことで、部下は「この人は自分の話を聞いてくれる」「自分を尊重してくれている」と感じ、その後の指示や指導に対する受け止め方が大きく変わってきます。
「どうすれば指示が伝わるのだろう」「ハラスメントと誤解されないだろうか」といった不安を抱える中間管理職の皆様にとって、傾聴はこれらの課題を解決する糸口となるでしょう。日々の部下との短い会話や、少し時間を取る面談の中で、ぜひ意識して傾聴を実践してみてください。部下との関係性がより良好になり、それがチーム全体の円滑な運営へと繋がるはずです。